Was bedeutet Prozessanalyse?
Beteiligte verfolgen beispielsweise einen Auftrag vom Eingang bis zur Rechnung. Sie erfassen Aufgaben, Übergaben, Daten und Entscheidungen. Auch Wartezeiten, Rückfragen und Ausnahmen gehören zum tatsächlichen Ablauf.
Daraus lassen sich organisatorische und technische Anforderungen ableiten. Vor einer Automatisierung sollten unnötige Schritte und unklare Zuständigkeiten geklärt werden. Sonst wird ein problematischer Ablauf lediglich schneller wiederholt.
So sieht das in der Praxis aus
Beispiel: Ein Team verfolgt einen Auftrag vom Eingang bis zur Rechnung und dokumentiert jede manuelle Datenübernahme.
Häufige Fragen
Wer sollte an einer Prozessanalyse beteiligt sein?
Menschen, die den Ablauf täglich bearbeiten, sowie fachlich Verantwortliche und bei Bedarf technische Beteiligte. Ihre unterschiedlichen Perspektiven zeigen oft verborgene Übergaben und Ausnahmen.
Reicht die vorhandene Prozessbeschreibung als Grundlage?
Sie ist ein Ausgangspunkt. Der gelebte Ablauf kann davon abweichen. Konkrete Fälle und Rückfragen helfen, diese Unterschiede sichtbar zu machen.
Was sollte am Ende der Analyse feststehen?
Der betrachtete Ablauf, wesentliche Probleme, Verantwortliche und überprüfbare Ziele. Daraus sollten konkrete nächste Schritte statt nur einer allgemeinen Softwareliste entstehen.