Was bedeutet Digitalisierung?
Ein Papierformular kann beispielsweise durch eine digitale Erfassung ersetzt werden. Wirklich hilfreich wird das, wenn die Angaben anschließend ohne erneutes Abschreiben weiterverarbeitet werden können.
Ein eingescanntes Blatt ist zwar digital, enthält aber nicht automatisch gut nutzbare Einzeldaten. Deshalb gehören klare Abläufe, passende Datenstrukturen und Zuständigkeiten zur Planung. Der Nutzen sollte am Arbeitsalltag erkennbar sein.
So sieht das in der Praxis aus
Beispiel: Papierne Serviceberichte werden durch eine digitale Erfassung mit direkter Übergabe an die Auftragsverwaltung ersetzt.
Häufige Fragen
Ist ein eingescanntes Dokument schon ein digitaler Prozess?
Die Datei ist digital. Der Prozess kann trotzdem manuelle Übergaben und Abschreiben enthalten. Für durchgängige Verarbeitung werden häufig strukturierte Daten benötigt.
Mit welchem Ablauf sollte man beginnen?
Mit einem konkreten wiederkehrenden Problem und einem überschaubaren Umfang. Beteiligte sollten benennen können, welche Arbeit leichter, schneller oder nachvollziehbarer werden soll.
Braucht man dafür immer eine neue Anwendung?
Nein. Manchmal lassen sich vorhandene Funktionen oder Verbindungen nutzen. Zuerst sollten Anforderungen, bestehende Werkzeuge und die tatsächlichen Lücken geklärt werden.