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📩 Eingangsbelege per E-Mail in Lexware hochladen – So geht’s!
Die Verwaltung von Eingangsbelegen kann eine mühsame Aufgabe sein – doch mit Lexware wird dieser Prozess deutlich vereinfacht. Ab sofort kannst du Rechnungen, die du per E-Mail erhältst, direkt an dein Lexware-Konto senden. Damit entfällt das manuelle Hochladen und deine Belege stehen sofort zur Verarbeitung bereit. Diese smarte Funktion spart nicht nur Zeit, sondern macht dein Belegmanagement effizienter und digitaler.
Erfahre hier, wie du den E-Mail-Belegempfang in Lexware einrichtest und optimal nutzt. 🚀
So richtest du den E-Mail-Belegempfang in Lexware ein
Die Einrichtung ist denkbar einfach. Folge diesen Schritten, um den Belegempfang ĂĽber E-Mail zu aktivieren:
✅ 1. Empfänger-Adresse in Lexware erstellen
Lexware stellt dir eine individuelle E-Mail-Adresse für den Belegempfang bereit. Du kannst den Namen vor dem @inbox.lexware.email frei wählen, z. B. deinfirma@inbox.lexware.email.
đź“© 2. Absender-Adresse festlegen
Gib die E-Mail-Adresse an, von der du Rechnungen an Lexware senden möchtest. Das kann deine eigene E-Mail-Adresse oder ein zentrales Sammelpostfach deines Unternehmens sein, z. B. rechnungen@deinfirma.de.
🔄 3. Rechnungen per E-Mail weiterleiten
Lasse dir Lieferantenrechnungen direkt an dein Firmen-Postfach senden (z. B. rechnungen@deinfirma.de) und leite sie von dort an deine Lexware-Empfängeradresse weiter (deinfirma@inbox.lexware.email).
đź’ˇ Automatisierung mit Outlook, Power Automate oder Make.com
Um die Weiterleitung noch effizienter zu gestalten, kannst du eine automatische Regel in Outlook einrichten oder mit Power Automate bzw. Make.com eine vollständige Automatisierung aufsetzen:
🔹 Outlook-Regel: Erstelle eine Regel, die alle eingehenden Rechnungen automatisch an die Lexware-Adresse weiterleitet.
🔹 Power Automate: Erstelle einen Flow, der Rechnungen aus E-Mails erkennt und direkt in Lexware hochlädt.
🔹 Make.com: Nutze vorgefertigte Workflows, um Rechnungen von verschiedenen Quellen an Lexware weiterzuleiten.
Diese Automatisierungen sorgen dafür, dass du keinen Beleg mehr manuell weiterleiten musst – alles läuft im Hintergrund! ✅
đź“‘ 4. Automatische Erfassung und PrĂĽfung
Sobald die E-Mail bei Lexware eintrifft, werden die angehängten Dateien automatisch hochgeladen und in den Bereich „Zu prüfen“ abgelegt. Hier kannst du sie vorerfassen und weiterverarbeiten.
💡 Hinweis: Der eigentliche Text der E-Mail oder darin enthaltene Links werden nicht verarbeitet – nur die angehängten Dateien!
Welche Dateiformate und Anhänge sind erlaubt?
Um eine reibungslosen Verarbeitung der Belege zu gewährleisten, gelten folgende Regeln für hochgeladene Dateien:
📂 Erlaubte Dateiformate: Alle Formate, die auch über die Belegerfassung in Lexware hochgeladen werden können.
đź“Ą Maximale Anzahl pro E-Mail: 10 Dateien
⚠Sicherheits-Hinweis: Achte darauf, keine Dateien mit schädlichem Inhalt (z. B. Viren) zu versenden.
Warum solltest du den Lexware E-Mail-Belegempfang nutzen?
✨ Zeitsparend: Keine manuelle Eingabe oder Uploads mehr – alles läuft automatisch.
✨ Mehr Effizienz: Rechnungen sind sofort im System und können direkt verarbeitet werden.
✨ Digitale Buchhaltung: Deine Belege werden papierlos und zentral gespeichert.
✨ Einfach & flexibel: Funktioniert mit jeder E-Mail-Adresse und jedem Rechnungsformat.
📢 Tipp von Digitelli: Nutze eine zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen (z. B. rechnungen@deinfirma.de), um alle Eingangsbelege gesammelt weiterzuleiten. So bleibt deine Buchhaltung übersichtlich! ✅
Digitelli unterstĂĽtzt dich bei deiner digitalen Buchhaltung!
Wir von Digitelli.de helfen dir dabei, deine Buchhaltungsprozesse mit Lexware und anderen Tools zu optimieren.
đź’ˇ Unsere Services:
âś” Einrichtung und Optimierung von Lexware & Buchhaltungssystemen
âś” Automatisierung von Belegprozessen fĂĽr mehr Effizienz
✔ Beratung zu digitalem Belegmanagement und Steuerkonformität
✔ Schulungen & Support für Unternehmen und Selbstständige
📩 Willst du deine Buchhaltung digitalisieren? Kontaktiere uns – wir helfen dir, deine Prozesse effizienter zu gestalten! 🚀
Dein Ansprechpartner bei Digitelli
📞 Hast du Fragen oder benötigst Unterstützung? Dein Ansprechpartner ist Massimiliano aus dem Digitelli-Team. Er hilft dir gerne bei der Einrichtung, Optimierung und individuellen Anpassung deines Belegmanagements in Lexware. Melde dich für eine persönliche Beratung! ✅
