Was bedeutet Workflow?
Eine Rechnung kann beispielsweise Erfassung, Prüfung, Freigabe und Buchungsübergabe durchlaufen. Eine Workflow-Software kann festhalten, wo der Vorgang steht und wer den nächsten Schritt erledigen soll.
Automatische Aufgaben und menschliche Entscheidungen lassen sich verbinden. Auch Rückfragen, lange Wartezeiten und Störungen müssen berücksichtigt werden. Sonst bleibt ein Vorgang möglicherweise ohne klaren Verantwortlichen liegen.
So sieht das in der Praxis aus
Beispiel: Eine Rechnung durchläuft Erfassung, Prüfung, Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung.
Häufige Fragen
Muss ein Workflow vollständig automatisiert sein?
Nein. Er kann manuelle und automatische Aufgaben verbinden. Wichtig sind klare Übergaben, Zuständigkeiten und nachvollziehbare Bearbeitungsstände.
Was passiert, wenn eine Freigabe ausbleibt?
Der Ablauf braucht dafür eine Regel, etwa Erinnerung, Stellvertretung oder Eskalation. Der offene Zustand sollte sichtbar bleiben.
Wie unterscheidet sich ein Workflow vom gesamten Geschäftsprozess?
Ein Workflow beschreibt eine geregelte Aufgabenfolge. Ein Geschäftsprozess kann darüber hinaus Ziele, beteiligte Organisation und weitere Abläufe umfassen. Die Begriffe werden im Alltag teilweise überlappend verwendet.