Papierkram ade! – Was wir bei Digitelli seit Beginn an predigen, wird von nun an Pflicht.
Die E-Rechnung läutet die digitale Zukunft der Rechnungsverarbeitung ein und verspricht Ordnung, Effizienz und bares Geld. In diesem Blogbeitrag findest du alles, was du über die elektronische Rechnung wissen musst, um deine Buchhaltung fit für die Zukunft zu machen. Verabschiede dich von mühsamer manueller Dateneingabe, verlorenen Rechnungen und langen Suchzeiten. Die E-Rechnung ermöglicht die automatische Verarbeitung und Archivierung deiner Rechnungen, so dass du dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kannst.
Die Herausforderungen kennen wir:
- Gesetzliche Anforderungen: Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und ab 2026 auch versenden können.
- Technische Umsetzung: Welche Softwarelösung ist die richtige? Wie funktioniert die Integration in dein bestehendes System?
- Umstellungsprozess: Wie gewinnst du deine Mitarbeiter und Lieferanten für die E-Rechnung?
Keine Sorge, wir lassen dich nicht allein! In diesem Blogbeitrag beantworten wir alle deine Fragen und geben dir wertvolle Tipps für die erfolgreiche Umstellung auf E-Rechnungen.
Definition von E-Rechnungen
Eine E-Rechnung oder elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung, die lediglich eine digitale Kopie einer Papierrechnung ist, ist eine E-Rechnung ein strukturiertes Datenset, das automatisch verarbeitet werden kann.
E-Rechnungen können in verschiedenen Formaten erstellt werden, einschließlich EDI (Electronic Data Interchange), XML (Extensible Markup Language) und UBL (Universal Business Language). Ein wichtiges Merkmal von E-Rechnungen ist, dass sie maschinenlesbar sind. Das bedeutet, dass sie direkt in ein Buchhaltungssystem eingelesen und verarbeitet werden können, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung
Papierrechnungen, PDF-Rechnungen und E-Rechnungen sind drei verschiedene Formate, die Unternehmen zur Rechnungsstellung verwenden können. Jedes Format hat seine eigenen Vor- und Nachteile.
Papierrechnung
Papierrechnungen sind traditionelle, physische Dokumente, die per Post versendet werden. Sie sind einfach zu erstellen und zu verstehen, aber sie können in der Verwaltung zeitaufwendig und kostspielig sein. Scannen oder Fotografieren, sind die Informationen nicht strukturiert. Das bedeutet, dass sie manuell eingegeben oder über zusätzliche Systeme für die Verarbeitung in Buchhaltungssoftware übertragen werden müssen. Trotz ihrer Digitalisierung gelten Papierrechnungen nicht als elektronische Rechnungen gemäß der EU-Richtlinie. Darüber hinaus besteht das Risiko, dass sie verloren gehen oder beschädigt werden.
PDF-Rechnung
PDF-Rechnungen sind entweder digitale Kopien von Papierrechnungen oder digital erstellte Rechnungen, die per E-Mail versendet und empfangen werden. Sie sind schneller und kostengünstiger als Papierrechnungen, da sie keine Druck- oder Versandkosten verursachen. Allerdings müssen sie manuell verarbeitet werden und lassen eine automatische Bearbeitung zu, was zu Fehlern führen kann. Eine PDF-Rechnung kann jedoch nicht als Grundlage für eine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie dienen. Es ist wichtig, dies zu beachten, wenn du über die Umstellung auf elektronische Rechnungen nachdenkst.
E-Rechnung
Im Gegensatz zu einer Papier- oder PDF-Rechnung ist eine E-Rechnung als reines semantisches Datenformat konzipiert, das den direkten Import von Rechnungsdaten in die verarbeitenden Systeme ohne Medienbruch ermöglicht. E-Rechnungen sind nach EU-Norm strukturierte Datensätze (XML-Format), die automatisch verarbeitet werden können. Sie sind maschinenlesbar, was bedeutet, dass sie direkt in ein Buchhaltungssystem eingelesen und verarbeitet werden können, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Das macht E-Rechnungen zu einer effizienten und zukunftssicheren Lösung für die Rechnungsverarbeitung.
Vorteile der elektronischen Rechnung
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die sowohl für kleine als auch für mittelständische Unternehmen von Bedeutung sind. Einige der Hauptvorteile sind:
Effizienzsteigerung
Durch die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen kann der Zeitaufwand für die Rechnungsverarbeitung erheblich reduziert werden. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren.
Kosteneinsparungen
Die Eliminierung von Druck- und Versandkosten sowie die Reduzierung des Zeitaufwands für die Rechnungsverarbeitung können zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
Verbesserung der Datenqualität
Da E-Rechnungen maschinenlesbar sind, können Fehler, die durch manuelle Dateneingabe entstehen, vermieden werden. Dies führt zu einer höheren Datenqualität und Genauigkeit.
Schnellere Zahlungsabwicklung
Da E-Rechnungen sofort übermittelt und verarbeitet werden können, kann die Zeit bis zum Zahlungseingang verkürzt werden. Dies kann zu einer Verbesserung der Liquidität und des Cashflow-Managements führen.
Nachhaltigkeit
E-Rechnungen sind eine umweltfreundlichere Alternative zu Papierrechnungen, da sie den Bedarf an Papier und den damit verbundenen Ressourcenverbrauch reduzieren.
Compliance und Transparenz
E-Rechnungen können leichter archiviert und abgerufen werden, was die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen erleichtert und die Transparenz erhöht.
Verbesserung der Prozessqualität
Durch die automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen kann die Qualität des gesamten Rechnungsprozesses verbessert werden.
Flexibles Arbeiten
Mit E-Rechnungen können Rechnungen unabhängig vom Standort erstellt und versendet werden.
Insgesamt bieten E-Rechnungen eine effiziente, kostengünstige und nachhaltige Lösung für die Rechnungsstellung und -verarbeitung. Sie verbessern nicht nur die Datenqualität und Transparenz, sondern ermöglichen auch ein flexibles Arbeiten unabhängig vom Standort.
Gesetzliche Anforderungen von E-Rechnungen
Bei der Umsetzung eines elektronischen Rechnungsverfahrens müssen bestimmte Punkte beachtet werden, um die steuerliche Anerkennung zu gewährleisten. Die gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen variieren je nach Land und Region, aber es gibt einige allgemeine Anforderungen, die in den meisten Fällen gelten.
Echtheit der Herkunft
Die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung muss garantiert sein. Dies kann beispielsweise durch ein internes Kontrollverfahren sichergestellt werden.
Unversehrtheit des Inhalts
Die Unversehrtheit des Inhalts der E-Rechnung muss gewährleistet sein. Das bedeutet, dass der Inhalt der Rechnung nach der Ausstellung nicht verändert werden darf.
Strukturiertes, elektronisches Format
E-Rechnungen müssen in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt werden, wie z.B. XML.
Lesbarkeit
Die E-Rechnung muss für einen Menschen lesbar sein. Das bedeutet, dass der Inhalt der Rechnung konvertiert dargestellt werden muss, die von einem Menschen verstanden werden kann.
Kontrollverfahren
Im Unternehmen muss ein betriebliches Kontrollverfahren vorhanden sein, um die oben genannten Anforderungen erfüllen zu können. Dieses Kontrollverfahren kann elektronisch oder manuell durchgeführt werden, z.B. durch den Abgleich mit vorhandenen Dokumenten.
Eingangsnachweis
Zum Nachweis des Rechnungseingangs müssen die E-Mails oder anderen Daten abgespeichert werden. Es sollte ein separates Verzeichnis mit Ein- und Ausgangsrechnungen angelegt werden, das ggf. um Jahre und/oder geschäftliche Kontakte erweitert werden kann.
Archivierung
Die Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre, jederzeit ohne großen Aufwand, gelesen und ausgewertet werden können. Dabei gilt es, diese digital in dem Format zu archivieren, in dem sie eingegangen sind. Ein Ausdrucken und eine Aufbewahrung in Papierform ist nicht ausreichend.
In Deutschland wird die E-Rechnung ab dem 01.01.2025 zur Pflicht. Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen mindestens in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ein Jahr später, ab dem 01.01.2026, müssen Unternehmen dann in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden.
Welche Pflichtangaben benötigt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, die durch die E-Rechnungsverordnung des Bundes und das Umsatzsteuergesetz vorgeschrieben sind. Hier ist eine vereinfachte Darstellung der Anforderungen für die Erstellung einer E-Rechnung:
Jede E-Rechnung muss, wie auch bei traditionellen Papierrechnungen, die umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteile (§ 14 UStG) enthalten:
➥ Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und -empfängers: Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt, sowie das Unternehmen, welches die Rechnung erhält, müssen auf der Rechnung angegeben sein.
➥ Ausstellungsdatum: Jede Rechnung muss ein Ausstellungsdatum enthalten.
➥ Bankverbindungsdaten: Dies sind die Kontodaten des Zahlungsempfängers.
➥ Zahlungsbedingungen: Dies kann ein Fälligkeitsdatum oder eine Textbeschreibung der Bedingung sein.
➥ E-Mail- oder De-Mail-Adresse: Dies ist die Kontaktadresse des Rechnungsstellers.
➥ Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer: Der Gesamtbetrag der Rechnung, einschließlich der Umsatzsteuer, muss auf der Rechnung angegeben sein.
➥ Steuernummer oder USt-IdNr.: Die Rechnung muss entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des ausstellenden Unternehmens enthalten.
➥ Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer enthalten.
Es gibt bestimmte Pflichtinformationen und spezielle Felder (Business Term-Felder), die in einer XRechnung gemäß § 5 ERechnungsverordnung eingetragen werden müssen. Dazu gehören:
➥ Leitweg-ID: Dies ist eine spezielle Identifikationsnummer, die bei der Auftragserteilung mitgeteilt wird und zur eindeutigen Zuordnung der Rechnung dient.
➥ Lieferantennummer: Dies ist die eindeutige Nummer des Lieferanten, die zur Identifizierung des Lieferanten in der Buchhaltungssoftware verwendet wird.
➥ Bestellnummer: Dies ist die eindeutige Nummer der Bestellung, auf die sich die Rechnung bezieht. Sie dient zur Zuordnung der Rechnung zu einer bestimmten Bestellung.
Diese Felder sind wichtig, um sicherzustellen, dass die E-Rechnung alle notwendigen Informationen enthält und korrekt verarbeitet werden kann. Sie tragen dazu bei, die Effizienz des Rechnungsprozesses zu erhöhen und Fehler zu minimieren.
E-Rechnung erstellen in 6 Schritten
Die Erstellung einer E-Rechnung mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber mit der richtigen Vorgehensweise ist sie recht einfach zu erstellen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du eine E-Rechnung erstellen kannst:
1. Auswahl der Software
Wähle eine Software oder einen Dienstleister, der die Erstellung von E-Rechnungen im gewünschten XML-Format unterstützt. Dies kann eine Buchhaltungssoftware, ein Rechnungsprogramm oder ein Online-Dienst sein.
2. Einrichtung der Software
Richte die Software gemäß den Anforderungen deines Unternehmens ein. Dies kann die Eingabe von Unternehmensinformationen, Bankverbindungsdaten und anderen relevanten Informationen beinhalten.
3. Erstellung der Rechnung
Erstelle die elektronische Rechnung in der Software. Gib alle notwendigen Informationen ein, wie z.B. Rechnungsnummer, Datum, Rechnungssteller, Rechnungsempfänger, Leitweg-ID, Leistungsbeschreibung, etc.
4. Überprüfung und Validierung
Überprüfe die Rechnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Nutze die Validierungsfunktion der Software, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind und das Format korrekt ist.
5. Versand der Rechnung
Sende die Rechnung elektronisch an den Empfänger. Dies kann per E-Mail, De-Mail oder über ein spezielles Rechnungsportal erfolgen.
6. Archivierung der Rechnung
Speichere eine Kopie der Rechnung für deine Unterlagen. Stelle sicher, dass die Rechnung mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt wird und jederzeit ohne großen Aufwand gelesen und ausgewertet werden kann.
Bitte beachte, dass die genauen Schritte je nach gewählter Software und den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens variieren können. Es ist immer ratsam, sich vorab gründlich zu informieren und ggf. professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen.
Umstellung auf E-Rechnungen
Mit der richtigen Herangehensweise kann die Umstellung auf E-Rechnungen reibungslos und effizient erfolgen. Wir geben dir wertvolle Tipps und Ratschläge, die dir den Weg zu einem papierlosen Rechnungswesen ebnen.
Informieren & Sensibilisieren
➥ Vermittle allen Beteiligten die Vorteile der E-Rechnung. Informiere deine Mitarbeiter über die Zeit- und Kostenersparnis, die Prozessoptimierung und die bessere Umweltverträglichkeit.
➥ Biete Schulungen und Workshops an, um die Mitarbeiter mit den neuen Prozessen und der Software vertraut zu machen.
Kommunikation & Planung
➥ Erstelle einen Zeitplan mit klaren Meilensteinen und Verantwortlichkeiten für die Umstellung. Informiere deine Lieferanten frühzeitig über deine Pläne und die von dir unterstützten E-Rechnungsformate. Stelle ihnen FAQs und Kontaktinformationen zur Verfügung.
➥ Gewinne deine Lieferanten aktiv für die E-Rechnung. Biete Anreize, wie z. B. schnellere Zahlungskonditionen, um die Umstellung zu beschleunigen.
Technische Umsetzung
➥ Wähle eine geeignete Lösung für die Verarbeitung von E-Rechnungen, die deinen Anforderungen und deinem Budget entspricht.
➥ Arbeite mit einem erfahrenen Dienstleister zusammen, der dich bei der Implementierung und Integration der Lösung unterstützt. Sichere die Kompatibilität deiner Systeme mit den gängigen E-Rechnungsformaten.
Testphase & Fehlerbehebung
➥ Führe vor der vollständigen Umstellung eine Testphase mit einem kleinen Kreis von Lieferanten durch.
➥ Identifiziere und behebe Fehler in den Prozessen und der Software.
➥ Dokumentiere die Abläufe und erstelle Schulungsunterlagen für die Mitarbeiter.
Kontinuierliche Optimierung
➥ Überwache den Umstellungsprozess und analysiere die Ergebnisse.
➥ Identifiziere Verbesserungspotenziale und optimiere die Prozesse kontinuierlich.
➥ Befrage deine Mitarbeiter und Lieferanten nach ihrer Zufriedenheit mit der E-Rechnung.
Versand der Rechnung
➥ Sende die Rechnung elektronisch an den Empfänger. Dies kann per E-Mail, De-Mail oder über ein spezielles Rechnungsportal erfolgen.
Archivierung der Rechnung
➥ Speichere eine Kopie der Rechnung für deine Unterlagen.
➥ Stelle sicher, dass die Rechnung mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt wird und jederzeit ohne großen Aufwand gelesen und ausgewertet werden kann.
Bitte beachte, dass die genauen Schritte je nach gewählter Software und den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens variieren können. Es ist immer ratsam, sich vorab gründlich zu informieren und ggf. professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen.
Fazit
Die E-Rechnung ist die Zukunft der Rechnungsverarbeitung. Sie bietet zahlreiche Vorteile für Unternehme:
➥ Effizienzsteigerung: Automatische Verarbeitung und Archivierung
➥ Kosteneinsparung: Reduzierung von Druck-, Versand- und Lagerkosten
➥ Verbesserte Datenqualität: Vermeidung von Fehlern durch manuelle Dateneingabe
➥ Schnellere Zahlungsabwicklung: Direkte Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen
➥ Nachhaltigkeit: Ressourcenschonung durch Vermeidung von Papier
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist einfacher als du denkst! Digitelli unterstützt dich bei der Implementierung von E-Rechnungen:
➥ Beratung und Bedarfsanalyse
➥ Auswahl der passenden Softwarelösung
➥ Implementierung und Integration
➥ Schulung deiner Mitarbeiter
➥Support und Wartung
Profitiere von unserer Expertise und gestalte deine Rechnungsverarbeitung effizienter und nachhaltiger! Kontaktiere uns noch heute für ein kostenloses Beratungsgespräch! Digitelli – dein Partner für die digitale Transformation deiner Rechnungsverarbeitung.
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FAQ zu elektronischen Rechnungen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ohne Medienbruch erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht die automatische Verarbeitung der Rechnungsstellung und -buchhaltung.
Welche Aufbewahrungsfrist gibt es bei E-Rechnungen?
Die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen beträgt 10 Jahre. Sie entspricht damit der Aufbewahrungsfrist für Papierrechnungen.
Für wen gilt die E-Rechnungs-Pflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2026 ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht. Es gibt jedoch Übergangsregelungen, insbesondere für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro.
Was muss ich bei elektronischen Rechnungen beachten?
E-Rechnungen müssen bestimmte formale Anforderungen erfüllen, um als solche zu gelten. Dazu gehören unter anderem:
-
- die Verwendung eines strukturierten Formats (z.B. XRechnung, ZUGFeRD)
- die elektronische Signatur
- die Angabe aller relevanten Rechnungsdaten
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung?
- Zeitersparnis: Die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen spart Zeit und Kosten.
- Kosteneinsparung: Die elektronische Rechnungsbearbeitung ist kostengünstiger als die papierbasierte Verarbeitung.
- Verbesserter Workflow: Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht einen effizienteren Workflow.
- Umweltschutz: E-Rechnungen sind umweltfreundlicher als Papierrechnungen.
Wann werden elektronische Rechnungen Pflicht?
Die Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen tritt in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2026 zur Pflicht für alle Unternehmen.
Ist eine PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung?
Eine reine PDF-Rechnung ist keine elektronische Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das die automatische Verarbeitung ermöglicht.
Was ist der Unterschied zwischen digitalen und elektronischen Rechnungen?
Digitale Rechnungen sind Rechnungen, die in digitaler Form erstellt und versendet werden, aber nicht in einem strukturierten Format vorliegen. Elektronische Rechnungen hingegen liegen in einem strukturierten Format vor, das die automatische Verarbeitung ermöglicht.
Wie können elektronische Rechnungen übermittelt werden?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, elektronische Rechnungen zu übermitteln:
-
- Direktversand: Die E-Rechnung wird direkt an den Rechnungsempfänger versendet.
- E-Rechnungsportal: Die E-Rechnung wird über ein E-Rechnungsportal versendet.
- Peppol: Peppol ist ein europaweites Netzwerk für den Austausch von E-Rechnungen.