E-Rechnung 2025: Bereite dein Unternehmen jetzt vor!

Papierkram ade! – Was wir bei Digitelli seit Beginn an predigen, wird von nun an Pflicht.

Die E-Rechnung läutet die digitale Zukunft der Rechnungsverarbeitung ein und verspricht Ordnung, Effizienz und bares Geld. In diesem Blogbeitrag findest du alles, was du über die elektronische Rechnung wissen musst, um deine Buchhaltung fit für die Zukunft zu machen. Verabschiede dich von mühsamer manueller Dateneingabe, verlorenen Rechnungen und langen Suchzeiten. Die E-Rechnung ermöglicht die automatische Verarbeitung und Archivierung deiner Rechnungen, so dass du dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kannst.

Die Herausforderungen kennen wir:

• Gesetzliche Anforderungen: Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und ab 2026 auch versenden können. 
• Technische Umsetzung: Welche Softwarelösung ist die richtige? Wie funktioniert die Integration in dein bestehendes System?
• Umstellungsprozess: Wie gewinnst du deine Mitarbeiter und Lieferanten für die E-Rechnung? 

Keine Sorge, wir lassen dich nicht allein! In diesem Blogbeitrag beantworten wir alle deine Fragen und geben dir wertvolle Tipps für die erfolgreiche Umstellung auf E-Rechnungen.

Eine E-Rechnung oder elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung, die lediglich eine digitale Kopie einer Papierrechnung ist, ist eine E-Rechnung ein strukturiertes Datenset, das automatisch verarbeitet werden kann.

E-Rechnungen können in verschiedenen Formaten erstellt werden, einschließlich EDI (Electronic Data Interchange), XML (Extensible Markup Language) und UBL (Universal Business Language). Ein wichtiges Merkmal von E-Rechnungen ist, dass sie maschinenlesbar sind. Das bedeutet, dass sie direkt in ein Buchhaltungssystem eingelesen und verarbeitet werden können, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

Papierrechnungen, PDF-Rechnungen und E-Rechnungen sind drei verschiedene Formate, die Unternehmen zur Rechnungsstellung verwenden können. Jedes Format hat seine eigenen Vor- und Nachteile.

Papierrechnungen sind traditionelle, physische Dokumente, die per Post versendet werden. Sie sind einfach zu erstellen und zu verstehen, aber sie können in der Verwaltung zeitaufwendig und kostspielig sein. Scannen oder Fotografieren, sind die Informationen nicht strukturiert. Das bedeutet, dass sie manuell eingegeben oder über zusätzliche Systeme für die Verarbeitung in Buchhaltungssoftware übertragen werden müssen. Trotz ihrer Digitalisierung gelten Papierrechnungen nicht als elektronische Rechnungen gemäß der EU-Richtlinie. Darüber hinaus besteht das Risiko, dass sie verloren gehen oder beschädigt werden.

PDF-Rechnungen sind entweder digitale Kopien von Papierrechnungen oder digital erstellte Rechnungen, die per E-Mail versendet und empfangen werden. Sie sind schneller und kostengünstiger als Papierrechnungen, da sie keine Druck- oder Versandkosten verursachen. Allerdings müssen sie manuell verarbeitet werden und lassen eine automatische Bearbeitung zu, was zu Fehlern führen kann. Eine PDF-Rechnung kann jedoch nicht als Grundlage für eine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie dienen. Es ist wichtig, dies zu beachten, wenn du über die Umstellung auf elektronische Rechnungen nachdenkst.

Im Gegensatz zu einer Papier- oder PDF-Rechnung ist eine E-Rechnung als reines semantisches Datenformat konzipiert, das den direkten Import von Rechnungsdaten in die verarbeitenden Systeme ohne Medienbruch ermöglicht. E-Rechnungen sind nach EU-Norm strukturierte Datensätze (XML-Format), die automatisch verarbeitet werden können. Sie sind maschinenlesbar, was bedeutet, dass sie direkt in ein Buchhaltungssystem eingelesen und verarbeitet werden können, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Das macht E-Rechnungen zu einer effizienten und zukunftssicheren Lösung für die Rechnungsverarbeitung.

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die sowohl für kleine als auch für mittelständische Unternehmen von Bedeutung sind. Einige der Hauptvorteile sind:

Durch die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen kann der Zeitaufwand für die Rechnungsverarbeitung erheblich reduziert werden. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren.

Die Eliminierung von Druck- und Versandkosten sowie die Reduzierung des Zeitaufwands für die Rechnungsverarbeitung können zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.

Da E-Rechnungen maschinenlesbar sind, können Fehler, die durch manuelle Dateneingabe entstehen, vermieden werden. Dies führt zu einer höheren Datenqualität und Genauigkeit.

Da E-Rechnungen sofort übermittelt und verarbeitet werden können, kann die Zeit bis zum Zahlungseingang verkürzt werden. Dies kann zu einer Verbesserung der Liquidität und des Cashflow-Managements führen.

E-Rechnungen sind eine umweltfreundlichere Alternative zu Papierrechnungen, da sie den Bedarf an Papier und den damit verbundenen Ressourcenverbrauch reduzieren.

E-Rechnungen können leichter archiviert und abgerufen werden, was die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen erleichtert und die Transparenz erhöht.

Durch die automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen kann die Qualität des gesamten Rechnungsprozesses verbessert werden.

Mit E-Rechnungen können Rechnungen unabhängig vom Standort erstellt und versendet werden.

Bei der Umsetzung eines elektronischen Rechnungsverfahrens müssen bestimmte Punkte beachtet werden, um die steuerliche Anerkennung zu gewährleisten. Die gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen variieren je nach Land und Region, aber es gibt einige allgemeine Anforderungen, die in den meisten Fällen gelten.

In Deutschland wird die E-Rechnung ab dem 01.01.2025 zur Pflicht. Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen mindestens in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ein Jahr später, ab dem 01.01.2026, müssen Unternehmen dann in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden.

Eine E-Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, die durch die E-Rechnungsverordnung des Bundes und das Umsatzsteuergesetz vorgeschrieben sind. Hier ist eine vereinfachte Darstellung der Anforderungen für die Erstellung einer E-Rechnung:

Jede E-Rechnung muss, wie auch bei traditionellen Papierrechnungen, die umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteile (§ 14 UStG) enthalten:

➥ Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und -empfängers: Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt, sowie das Unternehmen, welches die Rechnung erhält, müssen auf der Rechnung angegeben sein.

➥ Ausstellungsdatum: Jede Rechnung muss ein Ausstellungsdatum enthalten.

➥ Bankverbindungsdaten: Dies sind die Kontodaten des Zahlungsempfängers.

➥ Zahlungsbedingungen: Dies kann ein Fälligkeitsdatum oder eine Textbeschreibung der Bedingung sein.

➥ E-Mail- oder De-Mail-Adresse: Dies ist die Kontaktadresse des Rechnungsstellers.

➥ Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer: Der Gesamtbetrag der Rechnung, einschließlich der Umsatzsteuer, muss auf der Rechnung angegeben sein.

➥ Steuernummer oder USt-IdNr.: Die Rechnung muss entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des ausstellenden Unternehmens enthalten.

➥ Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer enthalten.

Es gibt bestimmte Pflichtinformationen und spezielle Felder (Business Term-Felder), die in einer XRechnung gemäß § 5 ERechnungsverordnung eingetragen werden müssen. Dazu gehören:

➥  Leitweg-ID: Dies ist eine spezielle Identifikationsnummer, die bei der Auftragserteilung mitgeteilt wird und zur eindeutigen Zuordnung der Rechnung dient.

➥ Lieferantennummer: Dies ist die eindeutige Nummer des Lieferanten, die zur Identifizierung des Lieferanten in der Buchhaltungssoftware verwendet wird.

➥ Bestellnummer: Dies ist die eindeutige Nummer der Bestellung, auf die sich die Rechnung bezieht. Sie dient zur Zuordnung der Rechnung zu einer bestimmten Bestellung.

Diese Felder sind wichtig, um sicherzustellen, dass die E-Rechnung alle notwendigen Informationen enthält und korrekt verarbeitet werden kann. Sie tragen dazu bei, die Effizienz des Rechnungsprozesses zu erhöhen und Fehler zu minimieren.

Die Erstellung einer E-Rechnung mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber mit der richtigen Vorgehensweise ist sie recht einfach zu erstellen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du eine E-Rechnung erstellen kannst:

Bitte beachte, dass die genauen Schritte je nach gewählter Software und den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens variieren können. Es ist immer ratsam, sich vorab gründlich zu informieren und ggf. professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen.

Mit der richtigen Herangehensweise kann die Umstellung auf E-Rechnungen reibungslos und effizient erfolgen. Wir geben dir wertvolle Tipps und Ratschläge, die dir den Weg zu einem papierlosen Rechnungswesen ebnen.

Bitte beachte, dass die genauen Schritte je nach gewählter Software und den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens variieren können. Es ist immer ratsam, sich vorab gründlich zu informieren und ggf. professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen.

Die E-Rechnung ist die Zukunft der Rechnungsverarbeitung. Sie bietet zahlreiche Vorteile für Unternehme:

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist einfacher als du denkst! Digitelli unterstützt dich bei der Implementierung von E-Rechnungen:

Profitiere von unserer Expertise und gestalte deine Rechnungsverarbeitung effizienter und nachhaltiger! Kontaktiere uns noch heute für ein kostenloses Beratungsgespräch! Digitelli – dein Partner für die digitale Transformation deiner Rechnungsverarbeitung.