Case Study • CT-Electronic
Wenn zwei Systeme endlich miteinander sprechen
Wie CT-Electronic den Datenaustausch zwischen Benetics AI und HERO automatisiert – und dadurch bis zu 40 Stunden Verwaltungsaufwand im Monat reduziert.
Vom Medienbruch zum Datenfluss
1-2 Stunden täglich
Zeiterspranis im Arbeitsalltag
20-40 Stunden pro Monat
reduzierter Verwaltungsaufwand
100% automatisierte Datenübertragung
zwischen Benetics AI zu HERO
Projekt auf einen Blick
Die wichtigsten Fakten.
CT-Electronic arbeitet bereits digital. Benetics Al unterstützt bei projektbezogenen Informationen und Rapporten HERO bei der Projektverwaltung. Digitelli verbindet beide Systeme so, dass wiederkehrende manuelle Übergabenenttallen
Kunde
CT-Electronic GmbH & Co. KG
Branche
Elektroinstallationen, Elektromobilität, erneuerbare Energien, Haustechnik sowie Licht & Leuchten
Projekt
Integration von Benetics AI und HERO
Leistungen
Prozessanalyse, Konzeption, Schnittstellenentwicklung, Implementierung und Einführung
Die Ausgangssituation
Digital gearbeitet wurde bereits. Nur nicht durchgängig.
CT-Electronic nutzt Benetics AI, um projektbezogene Tätigkeitsberichte und weitere Informationen aus dem Arbeitsalltag zu erfassen. Die Projekte selbst werden in HERO verwaltet. Beide Systeme erfüllten damit eine wichtige Aufgabe. Zwischen ihnen gab es jedoch einen Medienbruch.
Projekte und Informationen mussten teilweise in mehreren Systemen gepflegt werden. Rapporte sowie relevante Projektdaten wurden aus Benetics AI exportiert und anschließend in HERO übernommen.
Ein digitaler Prozess mit einem ziemlich manuellen Zwischenschritt. Und genau dieser Zwischenschritt wiederholte sich immer wieder.
Die Herausforderung
Ein paar Minuten pro Vorgang werden irgendwann zu vielen Stunden
Ein einzelner Export ist schnell gemacht. Ein Download ebenfalls. Und auch das anschließende Übertragen nach HERO dauert für sich betrachtet nicht besonders lange. Das Problem entsteht durch die Wiederholung.
CT-Electronic wollte deshalb nicht noch ein weiteres Tool einführen. Die vorhandenen Systeme sollten einfach besser zusammenarbeiten.
Zeit
Wiederkehrende Exporte und Importe binden ressourcen im Tagesgeschäft.
Fehlerquellen
Manuelle Übertragungen erhöhen das Risiko fehlender oder falsch zugeordneter Informationen.
Datenstand
Informationen stehen nicht automatisch dort bereit, wo sie als Nächstes gebraucht werden.
Unsere Analyse
Nicht die Software war das Problem. Sondern der Weg dazwischen.
Zu Beginn haben wir gemeinsam mit CT-Electronic betrachtet, wie der Prozess im Alltag tatsächlich abläuft. Welche Informationen entstehen in Benetics AI? Welche davon werden anschließend in HERO benötigt? Wo muss aktuell ein Mensch eingreifen? Und welche dieser Schritte wiederholen sich immer wieder?
Dabei wurde schnell deutlich: Der größte Hebel lag nicht darin, eines der vorhandenen Systeme zu ersetzen. Der entscheidende Punkt war der Datenaustausch.
Informationen waren bereits digital vorhanden – mussten aber trotzdem manuell von einem System in das andere gebracht werden. Genau hier setzte die Automatisierung an.
Die Strategie
Vorhandene Systeme behalten. Den manuellen Übergang entfernen.
Statt CT-Electronic einen komplett neuen Prozess aufzubauen, bestand die Strategie darin, Benetics AI und HERO gezielt miteinander zu verbinden. Die im Prozess benötigten Daten sollten automatisch dort ankommen, wo sie anschließend weiterverarbeitet werden.
Dafür analysierte digitelli zunächst die verfügbaren technischen Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten der beteiligten Systeme. Anschließend wurden die fachlichen und technischen Anforderungen für die Verbindung definiert. Erst verstehen, welche Daten wirklich gebraucht werden. Dann automatisieren.
Vorher
Nachher
Die Umsetzung
Aus manueller Übergabe wurde ein automatisierter Datenfluss
Auf Basis der Prozessanalyse entwickelte digitelli die passende Integration zwischen Benetics AI und HERO.
Prozesse verstehen
Gemeinsam mit CT-Electronic wurden die bisherigen Abläufe und manuellen Übergaben betrachtet.
Dabei ging es nicht nur um die verwendete Software, sondern darum, wie Mitarbeitende tatsächlich damit arbeiten.
Datenflüsse definieren
Im nächsten Schritt wurde festgelegt, welche projektbezogenen Informationen von Benetics AI an HERO übergeben werden müssen.
So entstand ein klarer Zielprozess für die automatisierte Übertragung.
Technische Möglichkeiten prüfen
Die verfügbaren Schnittstellen und Integrationsoptionen der Systeme wurden analysiert und bewertet.
Dadurch konnte eine Lösung entwickelt werden, die sich in die vorhandene Systemlandschaft integriert, statt zusätzliche Arbeit zu erzeugen.
Integration entwickeln und implementieren
digitelli entwickelte und implementierte die Verbindung zwischen den Systemen.
Die im Projekt definierten Baustellen- und Rapportdaten können dadurch automatisiert übertragen werden.
Der bisher notwendige manuelle Download und anschließende Upload der entsprechenden Berichte entfällt.
Lösung in den Arbeitsalltag integrieren
Die technische Lösung allein war nicht das Ziel.
Entscheidend war, dass der neue Ablauf im Tagesgeschäft funktioniert und die Mitarbeitenden tatsächlich von wiederkehrenden administrativen Tätigkeiten entlastet.
Das Ergebnis
Weniger übertragen. Mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.
Durch die Integration werden die im Prozess definierten Projekt- und Rapportdaten automatisiert zwischen Benetics AI und HERO übertragen. Die wiederkehrenden manuellen Export- und Import-Schritte entfallen.
Das Ergebnis ist kein zusätzlicher digitaler Prozess. Sondern ein bestehender Prozess mit weniger unnötigen Schritten.
Vorher / Nachher
Der Unterschied zeigt sich im Alltag.
Vorher
Daten werden manuell zwischen Benetics AI und HERO übertragen
Rapporte müssen heruntergeladen werden
Informationen müssen erneut hochgeladen bzw. übertragen werden
Wiederkehrender Verwaltungsaufwand
Risiko unterschiedlicher Datenstände
Zusätzliche manuelle Fehlerquellen
Zeitaufwand für wiederkehrende Datentransfers
Nachher
Definierte Daten werden automatisiert übertragen
Manueller Download entfällt
Weitergabe erfolgt automatisch
Weniger administrative Routinearbeit
Aktuellere Datenverfügbarkeit in HERO
Weniger Fehler durch manuelle Übertragung
Rund 1–2 Stunden mögliche Zeitersparnis pro Arbeitstag
Was das Projekt zeigt
Digitalisierung heißt nicht automatisch: noch mehr Software.
CT-Electronic hatte bereits digitale Systeme im Einsatz. Was fehlte, war die Verbindung dazwischen. Genau darin liegt bei vielen Digitalisierungsprojekten ein großer Hebel: Nicht jedes Problem benötigt ein neues Tool oder eine komplett neue Softwarelandschaft. Manchmal müssen die vorhandenen Systeme einfach sinnvoll miteinander sprechen.
Für CT-Electronic bedeutet diese Verbindung weniger Verwaltungsarbeit, weniger manuelle Zwischenschritte und mehr Zeit für operative Projekte. Und genau daran sollte sich Digitalisierung am Ende messen lassen: ob sie den Arbeitsalltag einfacher macht.
Ähnliche Herausforderungen?
Arbeiten Ihre Systeme noch nebeneinander statt miteinander?
Daten exportieren, wieder importieren, doppelt eintragen oder ständig kontrollieren?
Dann lohnt sich ein genauer Blick auf die Übergänge zwischen Ihren Systemen.
Wir schauen gemeinsam, wo aktuell unnötige manuelle Arbeit entsteht und ob sich Ihre bestehenden Anwendungen sinnvoll miteinander verbinden lassen.