Was bedeutet Deduplizierung?
Eine eindeutige Belegnummer kann zeigen, dass eine Rechnung bereits importiert wurde. Bei Kundendaten werden manchmal auch ähnliche Namen und Adressen verglichen. Solche Ähnlichkeiten liefern jedoch nur Hinweise.
Gleiche Inhalte sind nicht immer derselbe Vorgang: Zwei gleichartige Bestellungen können bewusst getrennt aufgegeben worden sein. Deshalb müssen Erkennungsregeln und der Umgang mit unsicheren Treffern fachlich passen.
So sieht das in der Praxis aus
Beispiel: Ein Import erkennt eine bereits verarbeitete Beleg-ID und verhindert das erneute Anlegen derselben Rechnung.
Häufige Fragen
Reichen gleiche Beträge und Namen zur Duplikaterkennung?
Nein. Unterschiedliche Vorgänge können dieselben Angaben haben. Verlässliche Vorgangskennungen sind besser geeignet, wenn sie tatsächlich denselben Geschäftsvorgang eindeutig bezeichnen.
Sollten ähnliche Kunden automatisch zusammengeführt werden?
Nur bei ausreichend eindeutigen Regeln. Bei Unsicherheit ist eine Prüfung nötig, damit verschiedene Personen oder Unternehmen nicht versehentlich denselben Datensatz erhalten.
Wie lange muss man verarbeitete Nachrichtenkennungen speichern?
Das hängt von möglichen Wiederholungen und den zugesagten Aufbewahrungsfristen ab. Nach dem Löschen der Kennung kann eine verspätete Wiederholung sonst unerkannt bleiben.